Inhaltsverzeichnis

• Übersicht
• Unterstützte Formate
• Validierung aus E-Mail-Anhängen
• Validierung eigener Ausgangsrechnungen
• Fehlermeldungen verstehen
• Häufige Probleme und Lösungen
• Best Practices

Übersicht

freece.de bietet eine integrierte Validierung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) gemäß deutscher und europäischer Standards. Die Validierung prüft:

• EN16931-Standard (Europäische Norm für E-Rechnungen)
• XRechnung-Format (Deutsche E-Rechnungs-Standard)
• ZUGFeRD-Format (Hybrid-Format mit PDF und XML)
• PEPPOL-Kompatibilität (Europäisches E-Procurement-Netzwerk)

Wichtig: Die Validierung prüft nur die technische Korrektheit und Standardkonformität, nicht die inhaltliche Richtigkeit Ihrer Daten.

Unterstützte Formate

1. XML-Dateien (reine E-Rechnungen)

Format: .xml
Standards: XRechnung, EN16931

Erkennung: XML-Dateien werden automatisch als E-Rechnungen erkannt.

Beispiel:
Rechnung_2024-001.xml
XRechnung_12345.xml

2. ZUGFeRD-PDFs (Hybrid-Rechnungen)

Format: .pdf mit eingebettetem XML
Versionen: ZUGFeRD 1.0, 2.0, 2.1, Factur-X

Erkennung: freece.de prüft automatisch, ob ein PDF eingebettete E-Rechnungsdaten enthält.

Vorteile:

• Menschenlesbar (PDF) + maschinenlesbar (XML)
• Rechtssicher in Deutschland
• Kombination aus beiden Welten

Validierung aus E-Mail-Anhängen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. E-Mail öffnen

• Navigieren Sie zu Ihrer Mailbox
• Öffnen Sie die E-Mail mit der Rechnung als Anhang

2. E-Rechnung erkennen

freece.de erkennt automatisch E-Rechnungen:

• XML-Dateien werden sofort als E-Rechnung markiert
• ZUGFeRD-PDFs werden beim Laden der E-Mail geprüft
• Normale PDFs ohne E-Rechnungsdaten zeigen keinen Validierungsbutton

Hinweis: Die Erkennung läuft im Hintergrund. Bei sehr großen PDFs (>10 MB) wird die Prüfung übersprungen.

3. Validierung starten

• Klicken Sie auf den Button "E-Rechnung prüfen" beim Anhang
• Die Validierung läuft in Echtzeit (dauert ca. 1-3 Sekunden)
• Das Ergebnis wird sofort angezeigt

4. Ergebnis verstehen

✅ Gültige E-Rechnung

✓ Gültige E-Rechnung
Validiert vor 2 Minuten

Die Rechnung entspricht allen Standards und kann elektronisch verarbeitet werden.

❌ Ungültige E-Rechnung

✗ Ungültige E-Rechnung

Fehler (3):

• Dokumentnummer fehlt (Zeile: 15)
• Käuferreferenz (Leitweg-ID) wird erwartet (Zeile: 22)
• Steuerschema muss angegeben werden (Zeile: 89)

Warnungen (1):

• Postleitzahl sollte 5-stellig sein

Validierung eigener Ausgangsrechnungen

Voraussetzungen

Bevor Sie eine Ausgangsrechnung validieren können, muss diese:

1. Fertiggestellt sein (Status ≠ Entwurf)
2. Eine Dokumentnummer haben
3. Als Verkaufsbeleg markiert sein (Rechnung/Gutschrift)

Anleitung

1. Rechnung fertigstellen

• Öffnen Sie Ihre Rechnung
• Klicken Sie auf "Fertigstellen"
• Die Dokumentnummer wird automatisch vergeben

Wichtig: Solange die Rechnung im Entwurfsstatus ist, wird der Validierungsbutton ausgegraut angezeigt mit dem Hinweis:
"Das Dokument muss fertiggestellt werden, bevor es validiert werden kann."

2. Validierung durchführen

• Im Abschnitt "E-Rechnungs-Validierung" finden Sie den Button
• Klicken Sie auf "Dokument prüfen"
• Die Validierung erfolgt sofort

3. Fehler beheben (falls vorhanden)

Typische Fehler bei eigenen Rechnungen:

Fehlende Pflichtfelder:

• Rechnungsnummer → Automatisch vergeben beim Fertigstellen
• Verkäuferadresse → In den Einstellungen unter "Firmendaten"
• Käuferdaten → Vollständigen Kundendatensatz anlegen
• Steuernummer/USt-IdNr → In den Firmeneinstellungen

XML-Strukturfehler:

• Meist durch fehlende Daten verursacht
• Prüfen Sie alle Pflichtfelder in den Einstellungen
• Bei Problemen: Rechnung erneut generieren

4. Erneut validieren

Nach der Fehlerkorrektur:

• Änderungen speichern
• Erneut auf "Dokument prüfen" klicken
• Vorherige Validierungsergebnisse werden überschrieben

Fehlermeldungen verstehen

freece.de übersetzt technische Validierungsfehler in verständliche deutsche Meldungen.

Häufige Fehlermeldungen

XML-Strukturfehler

Original-Fehler (technisch):

IOException while reading resource: org.xml.sax.SAXParseException; 
Element type "rsm:CrossIndustryInvoice" must be followed by 
either attribute specifications, ">" or "/>"

Übersetzte Meldung:

XML-Strukturfehler: Element "CrossIndustryInvoice" ist nicht korrekt 
geschlossen (Zeile: 2, Spalte: 26)

Bedeutung: Die XML-Datei ist beschädigt oder nicht wohlgeformt. Meist durch fehlerhafte Generierung oder beschädigte Übertragung.

Lösung:

• Bei eigenen Rechnungen: Rechnung neu generieren
• Bei Eingangsrechnungen: Original-Datei beim Absender anfordern

Pflichtfeld fehlt

Fehlermeldung:

Pflichtfeld fehlt oder in falscher Reihenfolge: Rechnungsnummer 
wird erwartet (Zeile: 8)

Bedeutung: Ein nach EN16931 erforderliches Feld ist nicht vorhanden.

Lösung bei eigenen Rechnungen:

• Rechnung fertigstellen (generiert Rechnungsnummer)
• Prüfen Sie Ihre Firmendaten in den Einstellungen
• Stellen Sie sicher, dass alle Kundendaten vollständig sind

Lösung bei Eingangsrechnungen:

• Rechnung ist möglicherweise nicht EN16931-konform
• Kontaktieren Sie den Lieferanten
• Rechnung kann trotzdem manuell verarbeitet werden

Ungültiges Datenformat

Fehlermeldung:

Ungültiges Datenformat: Währungscode (Zeile: 45)

Bedeutung: Ein Wert entspricht nicht dem vorgegebenen Format (z.B. "EUR" statt "€").

Häufige Beispiele:

• Währungscode: Muss ISO-Code sein (EUR, USD, etc.)
• Datum: Muss im Format YYYYMMDD sein (z.B. 20240315)
• Ländercode: Muss ISO-Alpha-2 sein (DE, AT, CH, etc.)
• USt-IdNr: Muss dem Länderschema entsprechen

Lösung:

• Korrekte Werte in den Stammdaten hinterlegen
• Bei Eingangsrechnungen: Lieferant informieren

Business Rules (BR-XX)

Beispiel-Fehlermeldung:

[BR-DE-15] Leitweg-ID fehlt (Pflicht für öffentliche Auftraggeber)

Bedeutung: Geschäftsregeln (Business Rules) sind spezielle Anforderungen:

• BR-XX: Europäische Regeln (EN16931)
• BR-DE-XX: Deutsche Erweiterungen (XRechnung)
• PEPPOL-XX: PEPPOL-spezifische Regeln

Wichtigste deutsche Regeln:

• BR-DE-15: Leitweg-ID bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
• BR-DE-1: USt-IdNr Format für Deutschland
• BR-DE-21: XRechnung Specification Identifier

Lösung:

• Prüfen Sie, ob Ihr Kunde spezielle Anforderungen hat
• Öffentliche Auftraggeber benötigen immer Leitweg-ID
• Bei Fragen: Auftraggeber kontaktieren

Warnungen vs. Fehler

❌ Fehler (Errors)

• Verhindern die elektronische Verarbeitung
• Rechnung ist nicht standardkonform
• Müssen behoben werden für E-Rechnung

⚠️ Warnungen (Warnings)

• Empfehlungen für bessere Kompatibilität
• Rechnung ist technisch gültig
• Sollten behoben werden, aber nicht zwingend

Beispiel Warnung:

Postleitzahl sollte 5-stellig sein

→ Rechnung ist gültig, aber Empfehlung zur Verbesserung

Häufige Probleme und Lösungen

Problem 1: Button "E-Rechnung prüfen" wird nicht angezeigt

Bei E-Mail-Anhängen:

Mögliche Ursachen:

• Kein E-Rechnungs-Format (normale PDF ohne ZUGFeRD)
• PDF ist größer als 10 MB (Performance-Limit)
• Datei ist beschädigt

Lösung:

1. Prüfen Sie die Dateigröße
2. Laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie sie lokal
3. Bei ZUGFeRD-PDFs: Mit PDF-Reader prüfen, ob Anhänge vorhanden sind
4. Bei reinen PDFs: Lieferant kontaktieren für E-Rechnungs-Format

Bei eigenen Rechnungen:

Ursache: Dokument ist noch im Entwurfsstatus

Lösung:

• Rechnung fertigstellen
• Button wird automatisch freigeschaltet

Problem 2: "Dokumentnummer fehlt" trotz sichtbarer Nummer

Ursache: Die Dokumentnummer wurde nach dem Fertigstellen gelöscht oder geändert.

Lösung:

1. Öffnen Sie die Rechnung zur Bearbeitung
2. Tragen Sie die Dokumentnummer erneut ein
3. Speichern Sie
4. Validierung erneut durchführen

Wichtig: Bei fertiggestellten Rechnungen ist die Dokumentnummer ein Pflichtfeld.

Problem 3: Quoted-Printable-Kodierung bei XML-Anhängen

Symptom:

XML-Strukturfehler: Element ist nicht korrekt geschlossen

Ursache: Manche E-Mail-Server kodieren XML-Dateien falsch (z.B. =20 statt Leerzeichen).

Lösung: freece.de erkennt und korrigiert dies automatisch. Falls der Fehler trotzdem auftritt:

1. Laden Sie die Datei herunter
2. Öffnen Sie sie in einem Texteditor
3. Prüfen Sie auf Zeichen wie =20, =3D, =0A
4. Falls vorhanden: Original-Datei beim Absender anfordern

Problem 4: "PDF kann nicht erstellt werden: Dokumentnummer fehlt"

Symptom: Beim Download oder E-Mail-Versand erscheint diese Meldung.

Ursache: Das System verhindert die Erstellung einer E-Rechnung ohne Dokumentnummer.

Lösung:

1. Öffnen Sie das Dokument
2. Fügen Sie eine Dokumentnummer hinzu
3. Speichern Sie das Dokument
4. Versuchen Sie den Download/Versand erneut

Best Practices

Für Ausgangsrechnungen (Ihre Rechnungen)

1. Vor dem Versand validieren

Empfehlung: Validieren Sie jede Rechnung vor dem Versand

• Fehler werden sofort erkannt
• Vermeidet Rückfragen vom Kunden
• Professioneller Auftritt

2. Stammdaten vollständig pflegen

Wichtige Daten in den Einstellungen:

• Vollständige Firmenadresse
• Steuernummer und/oder USt-IdNr
• Bankverbindung
• Handelsregisternummer (falls vorhanden)
• Korrekte Ländercodes

3. Kundendaten prüfen

Bei Neukunden:

• Vollständige Adresse (inkl. Postleitzahl)
• Ländercode korrekt (DE, AT, CH, etc.)
• Bei öffentlichen Auftraggebern: Leitweg-ID erfragen
• Bei EU-Kunden: USt-IdNr prüfen

4. Dokumentnummern-System

• Lassen Sie Nummern automatisch vergeben
• Ändern Sie Nummern nicht nachträglich
• Verwenden Sie eindeutige, fortlaufende Nummern

Für Eingangsrechnungen (Lieferantenrechnungen)

1. Format beim Lieferanten erfragen

Bei neuen Geschäftsbeziehungen:

• "Können Sie Rechnungen als XRechnung/ZUGFeRD bereitstellen?"
• "Welches E-Rechnungs-Format nutzen Sie?"

2. Validierung als Qualitätsprüfung

Nutzen Sie die Validierung als ersten Check:

• Erkennt fehlerhafte Rechnungen sofort
• Erspart manuelle Prüfung von Pflichtangaben
• Automatische Extraktion bei gültigen E-Rechnungen

3. Bei Fehlern

Vorgehen bei ungültigen Eingangsrechnungen:

1. Screenshot des Validierungsergebnisses machen
2. Lieferant kontaktieren mit konkreten Fehlerhinweisen
3. Neue, korrigierte Rechnung anfordern

Alternative:

• Manuelle Erfassung trotzdem möglich
• Validierung ist keine Voraussetzung für Verarbeitung
• Aber: Automatische Extraktion funktioniert nur bei gültigen E-Rechnungen

Allgemeine Tipps

1. Regelmäßige Validierung

• Validieren Sie monatlich einige Stichproben
• Prüfen Sie nach System-Updates
• Testen Sie neue Dokumentvorlagen

2. Fehlerprotokoll führen

Bei wiederkehrenden Fehlern:

• Dokumentieren Sie Fehlertyp und Lösung
• Passen Sie Vorlagen/Stammdaten entsprechend an
• Schulen Sie Mitarbeiter

3. Standards aktuell halten

Bleiben Sie informiert:

• XRechnung-Standard wird regelmäßig aktualisiert
• Bei Fragen: Support kontaktieren

Technische Details

Verwendete Standards

EN16931 (Europäische Norm)

• Basis für E-Rechnungen in der EU
• Definiert Pflichtfelder und Datenformate
• Seit 2019 verpflichtend für öffentliche Aufträge

XRechnung (Deutscher Standard)

• Deutsche Implementierung von EN16931
• Erweiterte Anforderungen (z.B. Leitweg-ID)
• Aktuell: Version 3.0 (Stand 2024)

ZUGFeRD (Hybrid-Format)

• "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland"
• Kombination aus PDF (human-readable) und XML (machine-readable)
• Versionen: 1.0, 2.0, 2.1
• Factur-X ist französisches Äquivalent (kompatibel)

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine)

• Europäisches E-Procurement-Netzwerk
• Zusätzliche Geschäftsregeln
• Für grenzüberschreitenden Handel

Support und Hilfe

Bei technischen Problemen

Schritt 1: Fehler prüfen
Bei wiederkehrenden Fehlern können technische Details helfen:

• Zeitpunkt der Validierung notieren
• Exakte Fehlermeldung kopieren
• Dokument-ID bereithalten

Schritt 2: Support kontaktieren
Senden Sie uns:

• Fehlermeldung (Screenshot oder Text)
• Art der Rechnung (eigen/eingehend, Format)
• Schritte zur Reproduktion

Schritt 3: Alternative Validierung
Testen Sie die Datei unter:

• https://erechnungsvalidator.service-bw.de (offizieller Validator)
• Vergleichen Sie Ergebnisse

Weiterführende Informationen

Offizielle Ressourcen:

• XRechnung Standard: https://www.xrechnung.de
• EN16931 Spezifikation: https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/Electronic+Invoicing
• ZUGFeRD-Standard: https://www.ferd-net.de

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Version: 1.0
Stand: Januar 2026

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